為什麼需要記帳？
無論是公司的經營者或員工，都希望自己的生活更加富裕。為了達成這個目的，就必須讓公司持續成長、茁壯。
因此，獲取更多利益，也就是提高「獲利」，並充分運用這些獲利確實累積「資產」，是公司最重要的工作。記帳就是用來計算獲利及資產的方式及手段。
公司的經濟活動可用資金流向加以呈現。剛創業的時候，需要籌措資金，把資金用來購買商品，再以更高價格銷售出去，回收更大的資金。公司盡可能不斷重複這樣的動作以提高獲利，也就可以累積更多資金。
由此可知，公司的經濟活動可用資金流向加以呈現。記帳便是將這些資金流向，記載到帳簿的行為。
分錄是記帳的起始點
帳簿裡記錄了各種交易，而在一開始，為了記錄每日的交易而施行的手續就是「分錄」。藉由這個分錄，×月×日進行過何種交易，一目瞭然。
我們一直使用「交易」這個用語，在記帳中，交易到底指的是什麼？交易是指公司的所有經濟活動中，造成資產、負債、權益、收益、費用等增減與變動的經濟行為。這和我們日常生活的交易幾乎一樣，例如火災燒毀建築物時，建築物的焚毀相當於資產的減少，當然也屬於記帳上的交易。
精通記帳的第一步：不假思索
記帳前首先需要熟記固定的規則。帳簿分左右填寫，是記帳的基本原則，但這個原則往往成為我們最大的關卡。
由於職業關係，我常接觸許多學生，發現用「理論」去思考、解釋規則的人真的很多。當然，當學習到相當程度，已達到可用研究學問的觀點去思考這些規則時，用理論去思考當然沒有問題，但是初學者卻不適合這麼做。所謂規則指的是既定的事。初學者不要想太多，先記熟規則，反而是精通記帳的捷徑。
就像交通規則一樣，日本行人靠右走，車輛靠左行駛。這是既有的規定，相信沒有人會去思考理由。接受交通規則進而遵守；確保了交通安全，目的就算達成了，不是嗎？
學習記帳的時候，也請大家先接受記帳的規則，不要去想所謂的理論。當學習告一段落，相信各位自然能理解整個會計的結構，也肯定會折服於先人的智慧。
整理全年度的結果，製作財務報表並報告
無論是個人自營商或公司，每年都要做一次年度財務報表。個人自營商以曆年制為基準，以1月～12月為會計期間，製作一整年度的財務報表。而公司則不一定依照曆年制，可以自定會計期間，再以這段時間內的結果製作財務報表。日本的大企業多數是將期間訂在4月1日～次年3月31日。（編按：台灣企業的會計期間以曆年制為主。）
根據統計結果，可以計算出公司在這段期間內的獲利情形，整理並作成「損益表」，同時在期末整理出公司到底擁有多少財產的「資產負債表」。
財務報表主要有以下用途：（1）股東大會時報告業績；（2）確定報稅時的所得；（3）向銀行貸款時的審查資料；（4）向行政機關投標時的審查資料；（5）比較公司歷年業績等。
在此特別提醒，財務報表是用在上述用途，不是為了特殊目的而製作的。財務報表的相關知識，不僅對於公司會計人員來說很重要，對一般員工來說也是不可或缺。因為一旦能充分了解財務報表的含意，也就能更明確理解公司的問題與可改善的目標。
看餘額式試算表，就知業績
試算表的主要格式有總額式、餘額式、總額餘額式三種，常用的是餘額式試算表。餘額式試算表一般可分為按月製作及按年製作兩種。為了確認從日記帳過帳至總分類帳的過程有無錯誤，每個月底製作的試算表是月試算表。而年度末的決算，確認一年份科目餘額的試算表，則屬於年試算表。
在這裡說明的是月試算表的製作方法，不過年試算表的作法也是一樣。
製作餘額式試算表並沒有特別困難的地方。方法就是將各會計科目的餘額記載到如右頁圖所示的一覽表中，計算借方與貸方的合計額而已。在分錄上，借方與貸方的左右金額必須是一致的，因此依據分錄結果，進行過帳手續後的餘額，兩方的金額自然也必須取得平衡。所以，當餘額式試算表的借方、貸方的合計金額一致時，表示過帳沒有錯誤。
另外，由於餘額式試算表是各科目餘額的一覽表，因此確認每月合計的銷貨收入，自然可掌握業績的動向。
本文授權刊登自大是文化/ 金井猛《想有錢，一定要懂帳 想存錢、做投資、當主管、學會計，這是必備的入門工具。》
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