編輯/黃家佳
會議很重要。因為只有大家聚在一起時才能解決問題。
會議不重要。因為一個5人的一小時會議，就等於讓公司損失5小時的生產力。
到底重不重要，取決於你聰不聰明，會不會「聰明開會」。
BiggerPockets.com的企劃部副部長、房地產投資人Brandon Turner說，他們公司制訂了「開會5原則」，非常管用；他把它發佈在《Entrepreneur》上，供大家參考。
1、有明確的議程嗎？
如果沒有明確的會議，開會就沒有意義，變成坐下來閒聊喝茶泡咖啡的場所。所以，在每次開會之前，主辦人應該清楚地知道：
1）誰主持會議？
2）會議的目的是什麼？要達成什麼目標？
3）與會人如何得知會議是否結束？
而這些議程，應該在開會之前就E-mail給所有與會人。
2、會議可以用電子郵件的形式代替嗎？
很多會議其實沒有必要把大家都召集起來現場開會，用E-mail能解決的事，就用E-mail解決。比方說報告工作進度啦，佈置下一階段任務啦，其實真的沒必要叫大家在百忙之中抽空坐下來聽。用郵件寫，反而更清楚。
或者，也可以試試通訊軟體。Turner表示，他們公司通過用HipChat開會，一個月就剩下了100個小時的冗長會議時間。
如果真的得召集起來一起現場開會，那就請大家都站著。對，站著，沒有椅子，不准做。你就試試看，站著開會跟坐著開會效率差多少吧。
3、每個人真的都需要去開會嗎？
很多公司喜歡把每個人都叫去開會，殊不知，這是扼殺效率的最大方式。因為越多人與會，就表示七嘴八舌的狀況越多，最後很可能什麼都決定不了。
所以，找真的很相關的人來開會就好，其餘人，郵件通知會議結果。
4、開完會，大家都清楚自己該幹嘛嗎？
Turner說，開會的最終目的，當然是讓大家都清楚下一階段的工作目標。如果開完會還不知道自己到底要幹嘛，還不如不要開會。
可惜的是，Turner說，他根據自己的經驗，已經不知道聽過多少次會議的結語是「嗯，很好！那不然這樣好了，我們下週同一時間接著開會！」——真是讓人崩潰。所以前面是在浪費時間的意思嗎？
大家好不容易聚在一起，就不要浪費時間，這次該討論出來的問題，也不要留到下次，否則只會越來越拖，越來越沒效率。
5、與會人如何知道會議是否結束？
Turner說的「結束」，不是說「幾點」，而是該討論的到底有沒有討論完。討論完了，就散了，別這邊拖一下，那邊聊一聊，快回去工作吧！比起會議，你的公司更需要的，正是「真實的工作」，不是嗎？
延伸閱讀/原來會議可以這樣開——超有創意的方法，和低效會議說拜拜！
原文出處：Entrepreneur
